Jag har en känsla. Eller, egentligen är det mer än en känsla. För ett tag sedan genomförde vi nämligen en undersökning där vi frågade marknadsförare om var och hur de huvudsakligen hanterar sina digitala filer.

Bildbanken hanterar bara bilder

Fler än hälften av de som svarade sa att de använder en gemensam fileserver. Det är kanske inte så konstigt, men undersökningen indikerade även något annat, nämligen att de som inte använder en fileserver utan har ett eller flera system för olika marknadsfunktioner inte alltid utnyttjar dessa fullt ut. Ett faktum jag också upptäckt när jag besöker olika marknadsavdelningar är att bild-och mediadatabaser ofta enbart används för vissa typer av filer, vanligtvis bilder. Andra filer hanteras fortfarande på en gemensam fileserver med alla de problem det innebär

Innehåller funktioner för mycket mer än bara bilder

Detta faktum är beklagligt. Sanningen är att de system som utgör motorn bakom bild-och mediadatabaser, så kallade Digital Asset Management-system (DAM-system), nästan alltid har stöd för att hantera alla de filformat som förekommer på en marknadsavdelning.

Känslan jag pratade om i inledningen är att många av alla de bild- och mediabanker som finns därute är underutnyttjande. Det kan användas till så mycket mer än att bara hantera bilder.

Exempel från verkliga livet

Här kommer därför 13 kreativa sätt använda en bildbank till mer än bara bildbank. Samtliga dessa har jag faktiskt stött på i verkliga livet. Även om någon eller några av dem verkar lite väl galna, så är de faktiskt verkliga.

1. PDF-bank för säljmaterial

Ladda upp säljmaterial och dra nytta av systemets funktioner för fritextindexering, snygga miniatyrbilder och egen taggning. Låt säljare själva söka, bläddra och bygga ihop egna färdiga säljmaterial unikt för varje tillfälle.

2. Presentationsmaterial

Återanvänd och dela teamets presentationer. Låt systemet visa varje ingående slide (bild) och bygg sedan nya presentationer genom att välja bilder från tidigare presentationer. Ladda ned färdiga presentationer i PowerPoint-format.

3. Pågående arbete – InDesign-dokument

Detta är faktiskt svårare än det låter, men det går absolut att lösa. Digital Asset Management-system kan hålla ordning på versioner, relationer mellan dokument, länkade filer och även genererade PDF:er

4. Trycksaksarkiv

Har ni många länkade dokument på er webbplats? Genom att hantera dessa i systemet får ni tillgång till saker som automatisk länkgenerering, versionshantering och suverän sökning. Läs t.ex. hur Folksam löser detta i denna case study.

5. Inleverans från reklambyråer och byråer

Hur levererar dina partners filer till dig? Via epost, ftp, Dropbox eller bärbar hårddisk? Undersök om inte ditt system har funktioner som inleveranslänk för att göra detta mycket enklare. Det finns bättre alternativ till epost, ftp och Dropbox

6. Event eller tävling

Om du någon gång anordnar saker som tävlingar på Instagram eller Facebook, fundera då på om inte systemet automatiskt kan hjälpa dig få överblick på alla inkommande filer?

7. Samla in bilder till ett event

En variant på tävlingen ovan är den som ett företag gjorde inför ett event. De behövde få in bilder på alla deltagare inklusive namnuppgifter. De skapade en egen insamlare  för evenemanget som levererade bilder och metadata rakt in i DAM-systemet. Allt enligt samma princip som inleveranslänken under punkt 6 ovan, men här anpassad för att också tvinga den som laddar upp att skriva in grundläggande information om bilden.

8. Bevismaterial

Skadegörelse, felparkerade fordon eller reklamerade produkter. Även om detta i och för sig är just bilder är det inte riktigt samma användningsområde som en normal bildbank. Här används istället DAM-systemets mobilklient för att samla in bevismaterial på ett enkelt sätt. Glöm inte heller möjligheten många smartphones har med inbyggd GPS och vad det kan erbjuda i spännande nya sökmöjligheter.

9. Online Video

Video är speciellt. Det är stora filer och en massa konstiga filformat. Men det är det lilla problemet. Vill du kunna göra mer än att bara arkivera video behövs ett distributionsnätverk och funktionalitet som garanterar att rätt format och storlek visas beroende på vilken ”device” mottagaren sitter på. Vissa system klarar detta.

10. Korrekturhantering

DAM-system har ibland funktioner för att kunna kommentera, inte bara bilder utan alla typer av filer som kan hanteras i systemet. Så länge du inte är ute efter att kunna designa avancerade arbetsflöden kan de här funktionerna räcka för ett grundläggande korrektursystem. Framförallt tillsammans med funktioner för versionshantering av filer.

11. PIM-system

Om du har en bild på en produkt, varför inte då passa på att skriva in information om produkten som metadata till bilden? Det är absolut möjligt. Artikelnummer, beskrivningstext, produktnamn, varugrupp och till och med pris. Med hjälp av lite smarta plugins till InDesign, som t.ex. Easy Catalog, kan du helt plötsligt skapa en databas som du kan använda för att generera färdiga trycksaker. Se bara upp, detta fungerar i princip enbart där du har en bild per produkt. Har du mer behov än så, sök då riktiga PIM-system (Product Information Management).

12. Utställningsmaterial

Sitter ni på rollups, bord, stolar med mera och har svårt att överblicka vad som egentligen finns att tillgå? Det går att fotografera dessa föremål och hantera dessa fotografier i ett DAM-system. Med lite tillhörande metadata som beskriver lagringsplats och antal, har du faktiskt ett enkelt system. Även här gäller det dock att se upp. Glöm inte vad det faktiskt är för system vi pratar om. Är önskemålen mer än det enklaste, leta då efter ett riktigt inventariehanteringssystem.

13. Fakturor

Vad gör man när mängden fakturor som av legala krav måste sparas, blir så stor att lagringskostnaderna för disk i affärssystemet blir enorma? En lösning är att exportera ut alla fakturor som PDF och låta ett Digital Asset Management-system indexera dom. Konstigt? Ja, men ändå lite smart eftersom systemets funktioner för fritextsökning i PDF kan visa sig mycket användbara för t.ex. kundtjänst.

Sådär. Det var mina 13 kreativa sätt. 10 riktigt smarta, ett par tveksamma och någon kanske rent av galen, men som sagt. Jag har stött på dom alla i verkliga livet.

Din tur. Har du fler exempel på hur en bildbank kan används till mer än bara bilder? Dela med dig i kommentarer nedan!