Det finns tre faktorer som avgör hur framgångsrikt ditt Digital Asset Management-initiativ kan bli:

  1. Att användarna faktiskt hittar det de söker efter
  2. Användarvänligheten
  3. Användarvänligheten, igen

Det går inte att understryka hur viktig användarvänligheten faktiskt är. Om användarna upplever det krångligt och svårhanterat är du i trubbel.

Det här gäller i första hand INTE de användare som använder systemet dagligen, det vill säga de som lägger in nytt content, sköter om arbetsflöden och skickar material kors och tvärs. Problemet är de som använder systemet sällan.

Tänk på säljaren som bara använder systemet när han behöver skicka ett produktblad, eller webbredaktören som då och då behöver en ny fräsch bild.

DAM-systemet är inte de här användarnas huvudsakliga system. De har istället sina egna system som de använder dagligen.

Om dessa sällananvändare upplever det som krångligt att använda DAM-systemet kommer de gå runt det, och om de gör det riskerar du missa mycket av det du vill uppnå med DAM-satsningen. Användarna kommer fortsätta ringa och fråga om bilder, ladda ned och lagra kopior på sin dator och använda mail, dropbox eller ftp för att skicka material.

Nyckeln för att skapa en riktigt bra användarupplevelse för alla sällananvändare är inte nödvändigtvis ett användarvänligt DAM-system. Det är istället att göra DAM-systemet tillgängligt inifrån just det system de använder dagligen. Med andra ord integrera.

På Canto DAM Summit 2015 som nyligen avslutats märktes betydelsen av integrationer tydligt. 6 av 7 presentationer under ”customer day” lyfte fram integrationer som en av de viktigaste framgångsfaktorerna, och fler än hälften av alla workshops under dag 2 berörde just integrationer.

Här kommer de 5 vanligaste integrationerna för DAM-system.

1. Integration med CMS-system

Detta är den absolut vanligaste integrationen. Idén bygger på att ett DAM-systemet finns på plats och att det innehåller kvalitetssäkrade bilder.

Grundläggande Användningsfall

Som redaktör i CMS-systemet vill jag kunna välja och infoga en bild från DAM-systemet utan att först behöva växla till DAM-systemet, söka, ladda ned till min dator och sedan ladda upp den igen till CMS-systemet. Kort sagt enklare bildhantering i CMS-system.

Tillvägagångsätt

De vanligaste scenariot är att en så kallad ”DAM-” eller ”Asset browser” integreras i CMS-systemet. När redaktören vill infoga en bild, klickar hon på en knapp som visar denna ”browser”. Där finns möjlighet att söka och välja bild att infoga. När önskad bild valts stängs ”browsern” och användaren är tillbaka i där hon startade men med vald bild infogad. Se videon på denna sida som exempel på hur det kan se ut i WordPress

Vanliga Krav/Önskemål

  • Möjlighet att kunna beskära bilden till specifika format i samband med att den infogas.
  • Överföra metadata från DAM-systemet till CMS-systemet för att använda som t.ex. alt-text.
  • Automatiskt uppdatera eller meddela redaktören när bilden förändras eller raderas i DAM-systemet.
  • Skriva tillbaka information i DAM-systemet om att bilden används i CMS-systemet, var och av vem.

2. Integration med PIM-system

Ibland är det svårt att se varför man skulle behöva ha både ett DAM- och ett PIM-system? Typfallet här är att DAM-systemet stödjer processen att samla in, producera och godkänna produktbilder som sedan ska lämnas över till PIM-systemet. Vanligt är också att DAM-systemet sedan fungerar som en distributionsportal för att göra material tillgängligt för säljare, partners och allmänheten.

Grundläggande användningsfall

Som produktägare i PIM-systemet vill jag kunna välja bild från DAM-systemet och koppla den till artikel/produkt utan att först behöva växla till DAM-systemet, söka, ladda ned till min dator och sedan ladda upp den igen till PIM-systemet.

Tillvägagångsätt

Precis om i CMS-fallet är det vanligt att man integrerar en ”DAM-” eller ”Asset browser” i PIM-systemet.

Vanliga krav/önskemål

  • Vid överföring till PIM-systemet ska bilden normaliseras, d.v.s. säkerställa lämpligt filformat och storlek av bilden för enkel hantering i PIM-systemet.
  • Möjlighet att kunna beskära bilden till specifika format i samband med att den väljs.
  • Skriva tillbaka produktinformation som metadata i DAM-systemet för att förbättra sökmöjligheter där.
  • Automatiskt uppdatera eller meddela produktägaren när bilden förändras eller raderas i DAM-systemet.
  • Skriva tillbaka information i DAM-systemet om att bilden används i PIM-systemet.

3. Integration med ERP-system

Ofta finns information i ERP-systemet som också är användbar i DAM-systemet. Det kan t.ex. handla om koder som talar om en produkt är aktuell eller utgången, som t.ex. kan användas för att styra om en bild kan användas eller ej. Det kan också vara saker som strukturer, varugrupper priser och benämningar som utgör viktiga sökbegrepp.

Grundläggande användningsfall

Som administratör av DAM-systemet vill jag att filer automatiskt ska populeras med metadata från ERP-systemet så att jag varken behöver personer eller processer för att sköta detta manuellt.

Tillvägagångsätt

Baseras vanligen på att det finns namngivningsprincip för alla filer. Säg till exempel att filnamnet alltid innehåller artikelnumret. Då kan DAM-systemet läsa ut detta och använda det för att fråga ERP-systemet om ytterligare information i samband med att filen läggs in i DAM-systemet.

Vanliga krav/önskemål

  • Automatiskt skapande av platshållar-poster i DAM-systemet när nya artiklar skapas, d.v.s. poster utan bild så att användare tydligt ser att bild ännu inte är klar.
  • Automatisk uppdatering av filers metadata och status i DAM-systemet när en artikel uppdateras i ERP-systemet.
  • Automatisk överföring av produktstrukturer från ERP-systemet till DAM-systemets taxonomi.
  • Automatisk överföring av värden i värdelistor till metadata-fält i DAM-systemet, t.ex. tillgängliga varianter, färger eller modeller.

4. Integration med publicerings-/redaktionella system

Här är oftast DAM-systemets roll att stödja insamling/produktion, godkännande och urval av framförallt bilder. DAM-systemet är helt enkelt den centrala bildbanken.

Grundläggande användningsfall

Som redaktör/redigerare vill jag kunna välja och infoga bilder från DAM-systemet direkt i layout:en utan att behöva flytta filer mellan olika system.

Tillvägagångssätt

Precis om i CMS- och PIM-fallet är det vanligast att man integrerar en ”DAM-” eller ”Asset browser” i det redaktionella systemet – eller i web to print-systemet – eller som en palett i t.ex. Adobe InDesign.

Vanliga krav/önskemål

  • Automatiskt uppdatera eller meddela redaktören när bilden förändras eller raderas i DAM-systemet.
  • Skriva tillbaka information i DAM-systemet om att bilden används, var och av vem eller i vilken publikation.
  • Katalogisera producerat material tillbaka DAM-systemet när det är färdigt så att det blir sökbart.
  • Sätta begränsningar kring vilka bilder i DAM-systemet som är tillgängliga att välja i t.ex. en viss box i en viss mall.

5. Integrera med en app

Det här är kanske inte integration i dess vanliga bemärkelse. Rubriken borde kanske snarare vara att utveckla en app? Hur som helst, är bakgrunden att fler och fler inser att iPad är ett perfekt verktyg för exempelvis säljare, montörer med flera. Tanken är att utveckla en app som gör det möjligt att bära med sig hela eller delar av DAM-systemet när man är på fältet.

Grundläggande användningsfall

Som användare vill jag kunna hitta, läsa, visa och dela med mig av material som bilder, videos, anvisningar, presenationer utan att vare sig behöva fälla upp min laptop eller vara uppkopplad.

Tillvägagångssätt

Här utvecklar man sin egen app för smartphone och/eller surfplatta som innehåller den funktionalitet som behövs för att hitta, läsa och arbeta med materialet. Eller också, har DAM-systemet redan en färdig mobil-app som tillgodser behoven.

Vanliga krav/önskemål

  • Möjlighet till synkronisering av hela eller delar av innehållet för att ha det tillgängligt offline.
  • Dela valt material med andra via t.ex. AirDrop, email, sociala medier etc.
  • Funktioner för att kommentera, godkänna eller uppdatera metadata om material.

Detta är de fem vanligaste integrationerna just nu.

Jag skulle dessutom vilja avsluta med ytterligare en integration som jag tror kommer bli allt vanligare inom kort – integration med CRM-system.

Varför integrationer med CRM-system kommer bli vanligare

Scenariot här är att jag som säljare vill kunna skicka material till mina kontakter direkt inifrån CRM-systemet. Antingen manuellt eller också via en serie automatiserade meddelanden, d.v.s Marketing Automation.

Ofta innehåller dessa meddelanden content som redan finns i DAM-systemet. Jag behöver då kunna välja och infoga detta material direkt från DAM-systement.

Och, den kanske allra viktigaste anledningen. Som ägare av det content som finns i DAM-systemet vill jag få reda på vilket content som säljarna faktiskt använder och hur det fungerar, d.v.s. statistik.