Tänk på hur det var på den gamla goda tiden, då du satt med personliga fotoalbum döpta i stil med ”Semestern Cypern 1982”. Till detta hade du kanske skrivit lite information om enskilda bilder som “Familjen njuter av en underbar middag i solnedgången på vår favoritrestaurang”. Med lite ordning och reda på albumen gick det ganska enkelt att hitta bilder.

Utan information i bilden fungerar inte arkivet

Idag har vi digitala bilder och digitala bildarkiv som ska göra det ännu enklare för oss, men det visar sig tyvärr allt för ofta att vi inte hittar någonting. Den vanligaste orsaken är att det saknas sökbar information, så kallad metadata, i de digitala bilderna.

Att fylla ett bildarkiv med bilder som saknar metadata är lite av slöseri eftersom dessa bara kommer att uppta en massa filyta och inget av det kommer vara sökbart.

Många av oss känner av nedskärningar, effektiviseringar, och vi förväntas producera så mycket som möjligt på begränsad tid. Det medför att saker som att förse bilder med metadata ofta är de första som får stryka på foten. Man hoppas på, och räknar med, att det sköts av tekniskt stöd eller andra kollegor. Så är dock inte fallet. För att få ett fungerande digitalt arkiv måste kompletterade information anges till eller direkt i bilderna.

Hur mycket information ska man ange?

Ju mer desto bättre kan man säga. Men om det är på bekostnad av övriga arbetsuppgifter kanske man ska dra i bromsen. Som minimum kan jag tycka att det ska framgå VEM som tagit bilden, NÄR den togs samt en generell beskrivning av vad bilden föreställer.

Automatiskt information

En del information kan vi få automatiskt. VEM som tagit bilden kan fås direkt från en bättre systemkamera. I andra fall kanske via inloggningen i den redaktionella systemet?

NÄR bilden tagits skrivs automatiskt till i princip alla digitala bilder – åtminstone så länge batteri finns i kameran och datumet är rätt inställt.

Fler och fler kameror, bland annat mobiltelefoner, har också inbyggd GPS vilket innebär att du också får VAR bilden togs – under förutsättning att funktionen är påslagen.

VEM, NÄR och VAR hjälper till, men det är kanske den generella beskrivningen som är den mest värdefulla när det gäller att kunna söka och hitta i ett digitalt arkiv.

Manuellt inskriven information

För att underlätta arbetet med att skriva en generell beskrivning är ”Five Ws” en bra checklista. Five Ws står för:

  • Who
  • What
  • When
  • Where
  • Why

Tänk utifrån dessa ord och skriv ned de saker du kommer på. Se framförallt till att få med namn på personer, platser, händelser etc. Tänk inte för mycket på att skriva en grammatiskt korrekt text, även om det självklart ska gå att läsa en beskrivning av vad bilden föreställer.

Har du varit ute på uppdrag och plåtat en fotbollsmatch, skriv då gärna namnen på båda lagen, namnet på arenan och namnet på orten samt även namnet på matchen om det är relevant.

Om det inte görs omgående, blir det inte gjort

Den som bäst kan skriva den generella beskrivningen är självklart den som tagit bilden. Erfarenheten säger att om metadata inte skrivs in omgående kommer det inte att göras. Därför är det oerhört viktigt att utbilda och instruera de som tar och lägger in bilder i hur de ska ange den beskrivande informationen.

Att addera metadata blir än viktigare och viktigare i takt med att det blir fler och fler, som i grund och botten inte är traditionella fotografer, som har till arbetsuppgift att förmedla bilder. T.ex. skrivande journalister med en kamera kring halsen på sitt uppdrag. Kom också ihåg att ställa krav på vilken metadata som ska vara ifylld om ni anlitar frilansfotografer.

Adobe Bridge kan hjälpa till – så här fungerar det

Ett verktyg som många har installerade i sina datorer utan att kanske veta om det, eller utan att man vet vad man kan använda det till, är Adobe Bridge. Ett fantastiskt litet verktyg som många gånger är fullt tillräckligt för att tömma sin kamera på bilder, göra bildurval, och ange den metadata som behövs för att det digitala arkivet ska bli den lösning alla förväntar sig.

Jag har sammanställt några enkla instruktioner hur du gör det i Adobe Bridge. Ladda ned PDF:en och sprid den gärna inom organisationen till de som behöver den.