Fånig fråga? Inte alls. Tvärtom, så är det en av de allra viktigaste frågorna som måste besvaras vid införande av ett Digital Asset Management-intiativ.

Om du inte ser till att detta blir bus-enkelt, kommer följden bli att dina användare drar sig för att lägga in filer, vilket för eller senare leder till ett misslyckade av ditt DAM-initiativ.

När det blir för krångligt

Tänk dig följande. Du har en fil liggande på din dator som du ska lägga in i DAM-systemet.

Det första du gör, är att öppna upp den gemensamma servern. Därefter navigerar du ned i mappstrukturen till du hittar den mapp där filen ska ligga.

Du kopierar sedan filen till denna mapp och väntar tills kopieringen är klar.

Därefter startar du DAM-systemets klient, och loggar in i DAM-systemet.
Du börjar sedan arrangera datorns olika fönster så att du ser både filen på servern och DAM-systemets klient.

Sedan drar & släpper du filen från servern in till fönstret för DAM-systemets klient varpå själva katalogiseringsprocessen startar. Du väntar tills den är klar och börjar sedan fylla på med all relevant metadata i DAM-systemet.

Även om det detta inte på något sätt är svårt är det ändå rätt många manövrar att utföra.

För många tycker de flesta. Faktum är att ett arbetssätt som detta tyvärr brukar resultera just det du inte vill, nämligen att användare till slut ger upp och istället hittar vägar runt DAM-systemet

Olika sätt att få in filer i ett dam-system

Som tur är erbjuder de flesta DAM-system många olika sätt att lägga in filer på. Här följer några exempel:

  • Dra & släpp till DAM-systemets klient, och låt DAM-systemet automatiskt hantera hur och var filen sparas på den gemensamma servern i samband med att den katalogiseras.
  • Kopiera till en ”Hot folder”, som bevakas av DAM-systemet, och som i sin tur flyttar filen till önskat ställe på den gemensamma servern och katalogiserar den.
  • Spara filen som vanligt på en gemensam server, och låt DAM-systemet spegla hela eller delar av servern. Så fort en ny fil hittas, läggs den till automatiskt. Så fort en fil ändras, uppdateras den och så vidare.
  • Ladda upp filen till en ftp-server, som bevakas av DAM-systemet och ser till att katalogisera alla nya filer.
  • Ladda upp filen via en ekstern webbsida och låt DAM-systemet automatiskt hantera hur och var filen sparas.
  • Skicka in filen i ett epost-meddelande, som katalogiseras av DAM-systemet som sedan hanterar hur och var den sparas.
  • Välj ”Lägg till i DAM-systemet” inifrån det program du normalt arbetar i. Alltså med hjälp av en integration mellan DAM-systemet och ditt program. Exempel på en sådan integration är till exempel Cumulus InDesign Companion.
  • Spara i ett annat system som i sin tur är integrerat mot DAM-systemet så att alla förändringar speglas. Ett exempel skulle kunna vara Adobe Drive.

Vilken lösning är då bäst?

Svaret är det klassiska konsultsvaret – ”Det beror på”.

Arbeta precis som idag

Säg till exempel att du ingår i en arbetsgrupp som arbetar med att producera trycksaker. Vore det då inte väldigt attraktivt att tänka sig att det enda som behövs är att spara filerna i önskad mapp på en server så sköter DAM-systemet av resten? Framförallt eftersom detta förmodligen är precis så som alla av er redan arbetar idag.

Denna lösning ger på sätt och vis det bästa av två världar. Det blir precis som vanligt för er som användare. Ni kan spara, uppdatera och radera filer precis som vanligt. Samtidigt får ni alla fördelar av DAM-systemet som överlägsen sökning, överblick och det faktum att allt ni producerar också blir tillgängligt för andra som behöver det.

Även det bästa av två världar har emellertid sina brister. Till att börja med faller vitsen med hela denna lösning om du, för varje fil du lägger in, måste växla till DAM-systemets klient för att där komplettera på med extra metadata. Måste du göra det försvinner hela vinsten med denna lösning. Denna lösning förutsätter därför att du löser inmatning av metadata på andra sätt genom exempelvis inbäddad metadata i filerna, deras namn, mappstruktur eller integration till annat system.

Sedan måste du också överväga riskerna med detta arbetssätt. I och med att alla filer ligger fullt öppna och tillgängliga på servern, finns en risk att någon, av misstag, flyttar, döper om eller raderar en fil. Arbetar ni mot en en gemensam server redan idag, har ni dock förmodligen redan väl utvecklade regler och riktlinjer som hjälper er att undvika dessa situationer.

Att spara som vanligt på en server som automatiskt speglas av DAM-systemet är en väldigt bra lösning i detta exempel. Det är dock en sämre lösning i nästa exempel.

Enklast möjligt rent tekniskt

Tänk dig nu att du är en frilansande formgivare som ska lägga in dina filer i din kunds DAM-system. Att då använda en lösning där servern automatiskt speglas av DAM-systemet hjälper inte dig, för med största sannolikhet kommer aldrig ens få se den servern, än mindre få tillåtelse att spara filer direkt på den.

I ditt fall vore en lösning med en webbsida där du kan ladda upp dina filer mer attraktiv. Framförallt eftersom den är enkel. Du behöver inte fundera över att installera några ytterligare programvaror eller så. Du behöver bara en webbadress.

Även här finns det emellertid vissa nackdelar. Hur gör du till exempel om du, precis efter att du laddat upp en fil, kommer på en sak du glömde rätta till? Hur uppdaterar du den fil du precis laddat upp till kundens DAM-system? Kompetenta DAM-system erbjuder oftast funktioner för att göra just detta men det förtar lite av poängen med enkelheten för dig som användare då det innebär mer komplexa användargränssnitt.

Uppladdning via webbsida används ofta för just detta ändamål – som ett enkelt sätt för externa medarbetare att lämna in filer på.

Krav på full kontroll

För dig som har rollen som DAM-bibliotikarie eller motsvarande och ansvarar för att lägga in och hantera stora mängder av filer, är emellertid ingen av de två exemplen ovan speciellt attraktiv. Att spara filer på en server som automatiskt speglas av DAM-systemet skulle förmodligen inte ge dig alla de möjligheter du behöver för att styra hur, var och när fil är tillgänglig.

Du kanske till exempel vill att en och samma fil ska finnas i två mappar samtidigt? Eller också måste du kunna skriva marknadsanpassade beskrivande texter till varje bild? Du kanske också behöver detaljerade funktioner för att, per fil, kunna styra vem som får se den och när? Sådant blir mycket svårt att lösa genom att bara använda en mappstruktur.

Är du en användare med denna typ av krav, kommer varken lösning med en server som speglas av DAM-systemet eller uppladdning via webbsida vara tillräckligt. För dig skulle det snarare vara attraktivt med en lösning där du arbetar med en speciell klient-programvara till DAM-systemet och sedan drar & släpper de filer du vill lägga direkt in till den programvaran, i vilken du sedan kan utnyttja alla funktioner för att tagga, beskriva och märka filer precis så som du vill.

Var exakt DAM-systemet sparar och hanterar dina filer bryr du dig inte om för DAM-systemet kommer ändå vara det system som alla använder när de behöver komma åt filen.

Enklast är alltid bäst

Det beror som sagt var på.

Som en tumregel ska du alltid sträva efter att välja den enklaste lösningen. Det är allt som oftast också den bästa lösningen. Även om detta låter som något enkelt, kan det vara svårare än det låter. Olika personer kan nämligen ha olika åsikter om vad som är den enklaste lösningen.

Ta till exempel lösningen med en server som automatiskt speglas av ett DAM-system.

Frågar du någon i arbetsgruppen som redan arbetar mot en server, kommer de säkerligen säga att det är den enklaste lösningen. Frågar du emellertid någon på IT, kommer de snarare tycka att uppladdning via webb vore den enklaste lösningen. Leverantören av DAM-systemet kan å andra sidan tycka att en klient är enklast. För att inte gå vilse i sådana diskussioner kan du använda nedanstående prioriteringslista.

  1. Vad är enklast för användarna? Försök i första hand välja den lösning som innebär att användarna kan arbeta precis så som de arbetar idag eller med så små förändringar som möjligt.
  2. Vad enklast utifrån ett IT-perspektiv? Välj sedan den lösning som involverar minst komponenter och beroenden. Ofta är webbaserade användargränssnitt de enklaste utifrån ett tekniskt perspektiv medan lösningar som involverar integrationer mellan flera system, t.ex. Adobe Drive är mer komplexa.
  3. Vad är enklast för DAM-leverantören? Egentligen helt oviktigt så när som på en detalj. Om leverantören av DAM-systemet visar tendenser på att undvika någon lösning är det oftast en varningssignal att ta på allvar. Leverantören kanske inte kan lösningen, eller också fungerar den inte så bra som den borde?

Vad mer behöver du fundera över?

Även om jag i denna artikel endast tar upp inläggning av nya filer, får du inte glömma att det också finns andra användningsfall som nästan är minst lika viktiga.

Glöm inte att hela poängen med ett DAM-system är att användare enkelt ska kunna återanvända filer. Även här gäller det att föra samma resonemang som förts i denna artikel för att hitta den enklaste lösningen. I annat fall riskerar du att användare börjar gå runt systemet och sabotera ditt DAM-initiativ.

Detsamma gäller även för uppdatering och radering av filer som redan finns i DAM-systemet.

Du kan blanda flera olika sätt och flera olika verktyg

Observera också att du inte måste hitta en lösning som fungerar för alla. I princip alla DAM-initiativ kommer i slutänden fram till att olika användare behöver olika sätt och olika verktyg för att lägga in, uppdatera och arbeta med filer i ett DAM-system. Till exempel kanske en kombination av en server automatiskt speglad av DAM-systemet och uppladdning via webb är den kombination just nu behöver? Ni i arbetsgruppen arbetar direkt mot servern, medan era externa partners laddar upp filer via en webbsida.

Summering

Oavsett vilken lösning du väljer, är poängen att det måste vara bus-enkelt för användaren att lägga in filer. Är det inte det kommer, som sagt var, följden bli att filerna inte läggs in i DAM-systemet vilket för eller senare leder till ett misslyckat DAM-initiativ.

Det är med andra ord väl spenderad tid att fundera och noga överväga de olika alternativ du har för att förenkla dessa processer.
Detta är faktiskt också ett av de områden där anpassningar av DAM-systemet kan vara motiverad. (Läs mer i våra 7 framgångsfaktorer för lyckat införande av DAM).

Vilken lösning skulle vara den absolut enklaste för dina användare?

Om du redan har ett DAM-system, finns det något du kan göra för att göra det ännu enklare för dina användare att lägga in filer?

Dela gärna med dig av dina tankar genom att skriva en kommentar nedan.