”För många!” är svaret jag vanligtvis får när jag frågar om antalet korrekturvändor.

Korrekturflöden är ett ökänt problem för marknadsavdelningar. Jag har ännu inte mött någon som inte skulle vilja ha färre korrekturvändor. Att nå dit är lättare än du tror.

Korrektur – ett nödvändigt ont

Korrektur stjäl arbetstid, förlänger produktionscykler och är en källa till missförstånd. Samtidigt fyller de en oersättlig funktion när det gäller kvalitet. Alla vill ha färre, men ingen kan vara utan dem. De är ett nödvändigt ont. Med andra ord är det inte så konstigt att vi vill hitta sätt effektivisera korrekturhanteringen.

Under mina snart 25 år som yrkesverksam och konsult inom branschen, har jag sett många olika system – från korrekturtecken på papper till molnbaserade system för korrekturhantering.

System är inte vägen till färre korrekturvändor

Just system är det vi ofta sätter vår förhoppning till först. Vi hoppas att ett nytt system ska leda till effektivare korrekturflöde, och det finns många bra system för just korrekturhantering. Systemen är emellertid bara ett stöd när man vet hur man vill göra. Ett system i sig är inte vägen till färre korrekturvändor.

Lösningen är istället att bestämma hur man vill göra och hur man designar sitt flöde. Lyckligtvis är detta enklare än du kanske tror.

Låt oss börja med att titta på vad som händer om man inte gör detta.

När ett korrekturflöde börjar haverera

Titta på detta exempelmeddelande.

epost-meddelande-nytt-korrektur

Ungefär så här brukar meddelande om nytt korrektur se ut. Och det är just det som är problemet.

Notera att mailet är adresserat till fyra personer. Fundera lite kort kring hur du tror svaren på detta meddelande kommer se ut. Risken är att både Johnny och Christer kommer anmärka på samma saker som Eva eller Roger.

Johnny kanske tycker bilden, som Eva vill ta bort, ska retuscheras. Vidare kanske Christer skrivit om rubriken på förstasidan, något som även Roger gjort men självklart på ett annat sätt.

Vems anmärkningar följer du? För att få svaret måste du starta ytterligare en korrekturvända.

I grunden ett kommunikationsproblem

Inte nog med att allt detta skapar förvirring hos dig, det genererar även onödigt merarbete hos övriga.

Johnny kanske kunde undvikit att fundera kring hur bilden skulle retuscheras om han visste att Eva tyckte att den skulle tas bort. Likaså kunde Christer använt sin tid bättre om han visste att Roger skrivit om rubriken.

Även om detta bara är ett exempel, visar det hur även det enklaste och vänligaste meddelande kan sänka ett bra flöde och leda till ett mindre kaos.

Hur du rättar till det

Fundera nu på vad resultatet blivit om du istället skickat fyra separata meddelanden, och angett i varje exakt vad respektive mottagare förväntas korrekturläsa. Exempelvis:

epost-meddelande-nytt-korrektur-ansvar

Du förstår nog principen. Ett mail till varje deltagare med specifika instruktioner:

  • Christer är AD och ska därför enbart titta på broschyren överensstämmer med vår visuella identitet. Det är hans arbetsuppgift.
  • Eva är produktchef och ska enbart kontrollera att det är rätt priser och rätt fakta för produkterna. Det är hennes ansvar.
  • Roger är företagsjurist och kontrollerar att broschyren uppfyller legala krav från t.ex. marknadsförings-, och upphovsrättslagen och lagen om namn och bild i reklam.
  • Johnny är redaktör och ansvarar för att allt är korrekt rent språkligt. Bilder och produktfakta är inte hans ansvar eller arbetsuppgifter.

Nyckeln till enkla och effektiva korrekturflöden är att tydligt tala om vad varje deltagare förväntas granska. Som ordsråket lyder – som man frågar får man svar.

Med andra ord, sluta skicka generella meddelanden riktade till flera mottagare. Det skapar bara merarbete, missförstånd och allmänt kaos.

Formeln för att skapa ett effektivt korrekturflöde

Det du behöver göra är:

  • Beskriv vilka olika delar som behöver granskas i ett korrektur (t.ex. priser, produktfakta, legala krav)
  • Bestäm vilken roll/funktion som ansvarar för respektive del och utse en ansvarig inom den rollen
  • Förankra ditt förbättrade flöde i organisationen
  • Börja skicka specifika meddelande till respektive person och tala om vad just de förväntas granska.

Du kan möjligen behöva fundera lite kring om de olika delarna bör granskas i en viss ordning. Till exempel kan det vara slöseri att låta produktchefen granska fakta om AD:n sedan sågar hela konceptet. Om du tror detta är ett scenario som kan inträffa är det förmodligen bättre att vänta med att involvera produktchefen tills dess AD:n godkänt sin del.

Gör denna lilla hemläxa och du kommer få följande mervärden:

  • Billigare. Mindre dubbelarbete och mindre onödig mailkorrespondens
  • Snabbare. Du kan börja korrigera så snart någon svarat eftersom du vet att ingen annan kommer att anmärka på samma saker.
  • Bättre. Med ett tydligt uttalat ansvarsområde kommer respektive person granska sin del mer noggrant.
  • Nya möjligheter. Ordning & reda och en tydlig process ger den grund du behöver för att förbättra ytterligare t.ex. med ett system om eller när detta behövs.

Jag lovar att det också kommer leda till färre korrekturvändor totalt.