Taxonomi handlar om att klassificera eller gruppera saker i ett hierarkiskt system i enlighet med gemensamma relationer eller egenskaper.

Syftet med taxonomi i Digital Asset Management-sammanhang är att säkerställa att filer märks på ett enhetligt sätt så att de kan hittas av andra personer, vid senare tillfällen.

I BrandMaster DAM är Categories perfekt att använda för klassificeringssystem eller taxonomi. Filer som delar gemensamma egenskaper kan grupperas enkelt genom att kopplas till samma kategori.

Enkelt i teorin, men betydligt svårare i praktiken. Svårigheterna ligger att komma fram till, och enas kring, hur detta kategoriträd ska se ut.

I detta inlägg vill jag dela med mig av mina bästa råd för hur man undviker att fastna i långa och stundtals heta diskussioner kring denna fråga. Använd råden i denna artikel som en checklista för Digital Asset Management. Först, dock lite bakgrundsinformation.

Vad är egentligen categories i BrandMaster?

Jag brukar alltid förklara Categories i BrandMaster som att det inte är något annat än en gemensam lista på sökord. Alla användare delar samma lista.

Att just alla användare delar samma lista är viktigt. Om detta inte var fallet skulle alla behöva skriva in sökord efter eget tycke, och då är risken stor att alla skulle hitta på olika sätt att beskriva samma sak på.

Någon skulle kanske skriva in bil. En annan bilar, och en tredje personbil. Nu skulle i och för sig inte det vara något större problem eftersom alla dessa skulle hittas vid en sökning på bara ”bil”.

Betydligt värre skulle det emellertid vara om någon skrev in Volvo. En annan BMW och en tredje Suzuki. Som människa förstår vi kanske att alla dessa är bilar, men en dator och tyvärr även ett DAM-system har ingen aning om detta. Skulle du nu söka på ”bil” kommer du inte hitta någon av dessa. Om nu Suzuki ens avsåg en bil? Det kanske var en motorcykel eller snöskoter? Vem vet?

Lösningen på detta är just att använda en gemensam lista på sökord eller kategorier.

Med Categories i BrandMaster kan även sökorden ordnas hierarkiskt. Det skulle till exempel kunna se ut så här:

Fördelen med detta är att en fil som kopplas till ett ord, automatiskt också blir sökbar på överliggande sökord. En fil som kopplas till ”Personbil”, blir även sökbar på ”Motorfordon”, ”Motordrivet fordon” samt ”Fordon”.

Mina bästa råd kring utformning av kategoriträd

Råd 1: undersök om det finns något som kan återanvändas

I mitt exempel med fordon ovan, gjorde jag det väldigt enkelt för mig själv. För att undvika jobbiga diskussioner som om inte ”Traktor” egentligen borde ligga under ”Motorfordon”, gick jag till Wikipedias definition av Motorfordon.
Jag tog sedan den klassifikation som fanns där rätt av. Du kan göra på liknande sätt. Du kan till exempel:

  • Återanvända det produktträd ni har på webben
  • Återanvända artikelgrupper från affärssystemet
  • Återanvända organisationsschemat

Det finns även branschorganisationer som upprättar olika typer av klassificeringssystem som du kan återanvända, och om det inte skulle räcka finns det även ”standarder” man kan ta del av. Läs mer om detta på till exempel ControlledVocabulary.com

Råd 2: utgå utifrån kunden

Om du har identifierat alternativa klassificeringssystem, välj det alternativ som bäst motsvarar hur kunder tänker när de konsumerar era produkter eller tjänster. På så sätt kommer du inte få problem den dag bestämmer dig för att ge kunder tillgång till hela eller delar av ditt DAM-system.

Motstå frestelsen att göra två olika system eftersom ett sådant beslut alltid innebär mer arbete varje gång nya filer ska katalogiseras.

Råd 3: undvik dubbletter

Om du kommer fram till ett klassificeringssystem som innebär att vissa kategorinamn måste upprepas gång på gång, kan du vara lite snett ute. Ta till exempel detta scenario:

Som du ser av bilden ovan, återupprepas kategorierna ”Packshot” och ”Application” under varje produkt. I detta exempel vore det bättre att istället addera en värdelista – en pop-up meny till BrandMaster, där man för varje bild kan välja antingen ”Packshot” eller ”Application”.

Råd 4: återskapa inte metadata som redan finns

En fallgrop många lätt faller i är att skapa ett kategoriträd som innehåller metadata som redan finns på andra ställen i BrandMaster. Betänk följande exempel:

Filtyp är något som BrandMaster automatiskt känner igen, och därmed något som redan kan används som sök- eller filtreringsbegrepp.
Andra sådan exempel på metadata som redan finns är bland annat:

  • olika typer av datum
  • namn på den som katalogiserade filen
  • färgläge på bilder
  • orientering på bilder (stående/liggande)

Råd 5: inte för detaljerat

Ett vanligt fenomen är att man tänker lite för långt…

Det kategoriträd man gör blir lätt för detaljerat eller rättare sagt – i för många nivåer.

Testa ditt kategoriträd genom att försöka uppskatta hur många filer som kommer finnas under varje kategori. Om du upptäcker att det endast kommer finnas några få filer i varje kategori, har du nog gjort det lite för detaljerat. Tänk på att miniatyrbilderna i BrandMaster gör det väldigt lätt att överblicka många filer på en och samma gång. Det är inget problem att skanna igenom till exempel 40 bilder i en och samma kategori för att hitta det man söker.

En annan vinkel på detta är hur användarna tar emot ditt DAM-system när du lanserar det? Ofta lanseras DAM-system innan alla filer finns i det. Fundera på hur du, som användare, skulle tänka om du klickar på kategori efter kategori och inte hittar några filer?
Risken är stor att du antingen tänker: ”Detta verkar ju inte färdigt ännu så jag struntar i det tills dess någon säger att jag måste”. Förmodligen inte riktigt det intryck du vill att de ska få?

Råd 6: följ principen en fil – en kategori

Med det perfekta kategoriträdet ska varje fil endast behöva kopplas till en kategori. Då blir det enkelt för både den som katalogiserar och den som söker.

Detta kanske låter omöjligt – att varje fil endast ska ha ett sökord? Det är dock inte så du ska tänka. Tänk istället att det ska finnas andra typer metadata utöver kategorierna. Metadata som även den kan användas för sökning och filtrering.

Exempel på bra kategoriträd för olika verksamheter

a) Företag inom tillverkande industri eller retail

I större företag, till exempel inom tillverkande industri eller retail, är det oftast enklast att bygga upp kategoriträdet kring de produkter man tillverkar och/eller säljer:

b) Det mindre eller medelstora tjänsteföretaget

I det lilla tjänsteföretaget fungerar ofta ett system baserat på vilken typ av tillgång det är, bra:


c) Marknads- /reklamavdelningen

Om DAM-systemet främst är till för att effektivisera markndsföringsarbetet, kan det vara lämpligt att bygga kategoriträdet kring de aktiviteter man faktiskt gör, det vill säga projekten. Detta för att det ofta är så man söker när man vill återanvända gammalt material. ”Till exempel, bilden vid tog fram för förra kampanjen”