Handen på hjärtat, är det solklart för verksamheten var man hittar allt marknadsmaterial?

Svaret är oftast ”nej”. Och det är också en av de största orsakerna till onödig belastning på marknadsavdelningen. Det rings in förfrågningar om hjälp med att få tag i rätt dokument hela tiden.

 

Det här är en väldig suboptimering då det löpande görs ett enormt arbete med att ta fram allt som behövs för att stödja företagets affär. Hos de flesta företag jag träffar finns ett bra material i form av traditionella enheter som broschyrer, produktblad, annonser, vepor, de numera obligatoriska Powerpoint-presentationerna, bilder, filmer, logotyper, webbgrafik och illustrationer. Listan är lång.

Så om allt nu redan finns producerat, vad är problemet? Jo, det kan låta trivialt, men att säkerställa att alla får tag i det material de behöver, i rätt tid, i rätt format och i rätt version är en rejäl utmaning för alla verksamheter. 

Det ”normala” är att man har olika lösningar för olika materialtyper. Men detta är i sig en rejäl begränsning av fuktionalitet och effektivitet. Det är nämligen inte rimligt att begära att medarbetarna ska komma ihåg vart man ska leta – på vilken server, i vilket av alla system – för att hitta det man behöver. Vanliga scenarios:

  • Bilder ligger i bildbanken – ”Vad var nu adressen dit igen?”
  • Produktblad ligger på den gemensamma fileservern – ”Vilken server? Hur hittar jag i den här mappstrukturen? Vilken version gäller?”
  • Presentationsmallar kan ligga lite varsomhelst – ”Var finns aktuella presentationsmallar? Rätt version?”
  • och så vidare…

Lösningen på problemet låter enkel men är långt ifrån självklar att genomföra: Samla allt marknadsmaterial på en och samma plats – i en marknadsportal. Du får då en samlad överblick, kan söka, filtrera och sortera fram precis det du önskar. Senaste versionen finns alltid på plats och du laddar ned i det format du önskar.

Du kan till och med plocka ihop enskilda sidor från olika presentationer och kombinera till en ny presentation. Eller ta ut en artikel ur en PDF och skapa ett särtryck.

Vill du förse en kollega, samarbetspartner eller media med material kan du enkelt dela via länk istället för att skicka tunga mail fulla av bilagor.

Med allt på en och samma plats blir det lätt att komma ihåg vart man ska gå för att hitta materialet och det blir lätt att lära hur man gör.

Titta på den här korta filmen så får du en ide om hur det kan fungera.